Zoho Sign erhält neue KI-Funktionen, die kleinen Unternehmen helfen, intelligenter zu arbeiten

Künstliche Intelligenz verspricht schon lange, Geschäftsabläufe zu optimieren. Doch viele kleine Unternehmen stellen fest, dass dies in der Realität kompliziert, teuer oder unerreichbar ist. Die Zoho Corporation will das ändern. Das Unternehmen kündigte die umfassende Einführung neuer, agentenbasierter KI-Tools an – direkt in die Apps für Zusammenarbeit, Kundenerfahrung und Personalwesen integriert –, um Unternehmen dabei zu helfen, Zeit zu sparen, sich wiederholende Arbeiten zu reduzieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Besonders hervorzuheben ist, dass diese Upgrades kostenlos sind. Dies könnte fortschrittliche KI für kleine und mittelständische Unternehmen zugänglicher machen, die sich mit der Einführung schwertun.

Zohos Ankündigung konzentriert sich auf die Vereinfachung der KI-Einführung durch Automatisierung und tiefe Integration in Unternehmensdaten. Durch die direkte Einbettung von KI-Funktionen in weit verbreitete Apps wie Zoho Sign, Zoho Desk und Zoho People will das Unternehmen komplexe Einrichtungs- oder Drittanbieter-Tools überflüssig machen. Für kleine Unternehmen, die bereits auf das Zoho-Ökosystem setzen, könnten diese Updates schnellere Arbeitsabläufe und weniger manuelle Engpässe bedeuten.

Eines der wichtigsten Updates betrifft Zoho Sign , die digitale Signaturplattform des Unternehmens, die von über 40.000 Unternehmen genutzt wird. Die neue Funktion „Agreement Intelligence“ ermöglicht es Nutzern, automatisch Vertragsentwürfe und Vereinbarungen zu erstellen und gleichzeitig die volle Kontrolle über die Anpassung zu behalten. Dies könnte kleinen Unternehmen, die häufig Lieferanten-, Partner- oder Kundenverträge bearbeiten, aber über keine eigene Rechtsabteilung verfügen, viel Zeit sparen.

Zoho hat Ask Zia außerdem um zusätzliche Funktionen erweitert. Der KI-Assistent kann nun Vereinbarungen analysieren und zusammenfassen, Verträge Korrektur lesen, Änderungen vorschlagen und sogar Fragen zu Klauseln oder Verpflichtungen beantworten – und das alles ohne externe juristische Hilfe. Für viele kleine Unternehmen, die Papierkram schnell bearbeiten müssen, sich aber nicht für jedes Dokument eine juristische Prüfung leisten können, könnte diese Art der Automatisierung eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten.

Zu den weiteren KI-gestützten Tools von Zoho Sign gehören die automatische Felderkennung, die Schlüsselbegriffsextraktion und ein Generator für juristisch einfache Zusammenfassungen, der komplexe Verträge in einfaches Englisch übersetzt. Kleine Unternehmen können zudem potenzielle Risiken oder fehlende Klauseln kennzeichnen, wichtige Meilensteine ​​identifizieren und Phishing-Versuche in Signaturlinks erkennen – Funktionen, die sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit verbessern. Jede dieser Funktionen lässt sich direkt in bestehende Zoho-Workflows integrieren und eliminiert so die Reibungsverluste, die oft mit neuen KI-Tools verbunden sind.

Während diese neuen Funktionen in mehreren Regionen – darunter den USA, Indien, Australien, Kanada und der EU – eingeführt werden, sind laut Zoho alle Updates für zahlende Abonnenten der jeweiligen Apps kostenlos verfügbar. Diese Preisstrategie könnte kleinen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da viele Softwareanbieter für KI-gestützte Funktionen Aufpreise verlangen.

Die folgende Tabelle bietet einen detaillierten Überblick über alle neu eingeführten KI-Funktionen in Zoho Sign sowie deren Verfügbarkeit in verschiedenen Regionen.

Anwendung	Besonderheit	Funktionsbeschreibung	Verfügbarkeit	Verfügbare Gebiete
Zoho Sign
	Vertragserstellung	Schnelles Erstellen von Kontakten, Vereinbarungen und Dokumenten mithilfe von KI	Verfügbar	UNS
	Automatische Felderkennung	Dokumente werden automatisch auf Leerzeichen geprüft und in relevante Felder eingefügt	Verfügbar	USA, IN, AU, CA, EU
	Dokumentzusammenfassung	Erstellen Sie kontextbezogene Zusammenfassungen umfangreicher Dokumente	Verfügbar; EU-Veröffentlichung im September 2025	USA, IN, AU, CA, EU
	Frag Zia in Gebärdensprache	Fordern Sie Zia auf, Dokumentdaten abzurufen, Verträge Korrektur zu lesen, Änderungen vorzuschlagen und alle Fragen zu einem Vertrag zu beantworten	Verfügbar; EU-Veröffentlichung im September 2025	USA, IN, AU, CA, EU
	Schlüsselbegriffextraktion	Automatisches Extrahieren wichtiger Begriffe und Klauseln in Verträgen	Verfügbar; EU-Veröffentlichung im September 2025	USA, IN, AU, CA, EU
	Verpflichtungen entdecken	Identifizieren Sie Verpflichtungen, die ordnungsgemäß erfüllt werden müssen	Verfügbar	UNS
	Fehlende Klauseln vorschlagen	Schlagen Sie Klauseln in herkömmlichen Vertragsformaten wie NDAs vor	Verfügbar	UNS
	Potenzielle Risiken hervorheben	Identifizieren Sie potenzielle rechtliche und finanzielle Risiken in einem Dokument	Verfügbar	UNS
	Metadetails hervorheben	Fassen Sie die wichtigsten Metadaten zusammen: Beteiligte Parteien, Datum des Inkrafttretens, Fristen, geltendes Recht usw.	Verfügbar	UNS
	Zusammenfassung der wichtigsten Meilensteine	Zusammenfassung der Meilensteine ​​und Termine für eine reibungslose Planung	Verfügbar	UNS
	Erstellung einer Zusammenfassung in nicht-juristischem Fachjargon	Klartextzusammenfassung ohne juristische Fachsprache für ein leichteres Verständnis	Verfügbar	UNS
	Phishing-Detektor	Erkennt signierte Links mit Phishing-Versuchen basierend auf Domänendaten	Verfügbar	UNS

Die Updates spiegeln auch einen breiteren Branchentrend wider: den Trend, KI nicht nur als separates Add-on, sondern als festen Bestandteil alltäglicher Geschäftstools zu etablieren. Für kleine Unternehmen kann dieser Wandel weniger technische Komplexität und mehr praktische Auswirkungen bedeuten – insbesondere, wenn KI für die Bewältigung repetitiver, fehleranfälliger und zeitintensiver Aufgaben entwickelt wird.

Wie bei jeder KI-gesteuerten Automatisierung müssen Kleinunternehmer jedoch auf Genauigkeit und Übersicht achten. Automatisch erstellte Verträge sind zwar praktisch, sollten aber dennoch sorgfältig auf Konformität und Klarheit geprüft werden. Da Unternehmen bei der Verwaltung sensibler Dokumente zunehmend auf KI setzen, bleibt die Wahrung von Datenschutz und Vertrauen weiterhin von entscheidender Bedeutung.

Für Unternehmer und kleine Teams, die mit weniger mehr erreichen wollen, könnte Zohos jüngster Schritt fortschrittliche KI weniger als futuristischen Luxus, sondern vielmehr als praktisches Werkzeug für die tägliche Arbeit erscheinen lassen. Durch die Integration intelligenter Automatisierung in kleine Unternehmen – und dies zu einem erschwinglichen Preis – schafft Zoho optimale Voraussetzungen für die nächste Welle der digitalen Transformation. Mehr dazu: Zoho Corporation