Редакция: Алиса Де Гаспе Бобьен о том, почему организация встреч по-прежнему отстает от поездок

Соучредитель и генеральный директор Groupize Алиса де Гаспе Бобиен рассуждает о том, что необходимо для улучшения управления совещаниями и какие преимущества это дает.

Во многих организациях деловые поездки превратились в хорошо управляемую, технологически обеспеченную дисциплину. Политики кодифицированы. Интеграция с инструментами бронирования, системами расходов и платформами Duty of Care надежна. Расходы видны и в значительной степени контролируются. Однако в тех же самых организациях встречи и мероприятия — часто представляющие аналогичные или даже большие бюджетные ассигнования — остаются заметно раздробленными.

Это несоответствие между управлением поездками и встречами является одним из самых устойчивых слепых пятен в надзоре за расходами предприятия. Несмотря на растущую срочность решения этой проблемы, встречи по-прежнему слишком часто являются реактивными, децентрализованными и недокументированными.

Неуправляемые встречи представляют собой значительные риски — не только для бюджетов, но и для репутации бренда, обязательств по соблюдению мер предосторожности и соответствия нормативным требованиям. Часто предупреждающие знаки появляются только тогда, когда что-то идет не так: выбор места проведения, не соответствующий политике, ошибка в соблюдении требований или упущенная экономия из-за плохой видимости.

К сожалению, эти сценарии не являются исключениями; они являются симптомами структурного недостатка в подходе компаний к проведению совещаний.

Давление растет. Согласно исследованию American Express Global Business Travel за 2024 год, более половины из 519 специалистов по проведению встреч ожидают, что расходы на одного участника поощрительных и специальных мероприятий в этом году возрастут. Почти столько же ожидают того же самого для других типов внутренних и внешних встреч. По прогнозам, почти половина из них будет проходить в отелях, причем многие из них будут проходить в нескольких городах — сценарий, который добавляет как сложности, так и затрат.

Несмотря на эти растущие ставки, по данным исследования GBT, около 50 процентов расходов, связанных со встречами, по-прежнему остаются неуправляемыми. Это означает отсутствие централизованного надзора, последовательного соблюдения политики и ограниченные данные для принятия решений. Это парадокс: компании удваивают ставки на личное взаимодействие в то время, когда стоимость и риск такого взаимодействия без структуры выше, чем когда-либо.

Большая часть проблемы заключается в владении. Встречи часто охватывают отделы, включая маркетинг, HR, продажи, закупки и командировки. Без единой ответственной стороны процессы, как правило, превращаются в хранилища и электронные таблицы.

Технология также была ограничивающим фактором — до недавнего времени. В то время как управление поездками выиграло от специализированных платформ бронирования и расходов, пространство для встреч отстает. Многие полагаются на специальные рабочие процессы, ручные утверждения и разрозненные инструменты.

Есть признаки того, что это начинает меняться. Специализированные инструменты управления встречами набирают обороты, предлагая сквозную функциональность, которая охватывает поиск места проведения, обеспечение соблюдения политики, бюджетирование, коммуникацию с участниками и отчетность после мероприятия.

Речь идет не о замене человеческого фактора планирования. Речь идет об автоматизации повторяющихся задач, внедрении элементов управления в рабочие процессы и предоставлении заинтересованным сторонам необходимой им прозрачности для принятия более разумных решений.

Организации, придерживающиеся такого более дисциплинированного подхода, сообщают о таких преимуществах, как:

• Консолидированная прозрачность мероприятий и расходов на совещания, включая небольшие и внутренние собрания
• Упрощенные процедуры одобрения, сокращающие количество мошеннических бронирований
• Интегрированная обязанность проявлять заботу, распространяющая защиту во время поездок на участников встреч
• Более тесное взаимодействие с поставщиками, ведущее к лучшим ценам и условиям
• Действенная отчетность, поддерживающая как соблюдение требований, так и стратегическое планирование

Искусственный интеллект ускоряет этот сдвиг. Инструменты на базе ИИ уже помогают командам автоматически генерировать повестки дня, персонализировать общение с участниками и отмечать потенциальные риски соответствия. Это не просто автоматизация; это дополнение, дающее планировщикам больше возможностей сосредоточиться на стратегии.

Для тех, кто только начинает путь к управляемым встречам, трансформация не обязательно должна быть подавляющей. Фактически, самые эффективные программы часто начинаются с небольших, намеренных изменений.

• Начните с регистрации всех совещаний, независимо от их масштаба, в централизованной системе.
• Создавайте простые рабочие процессы для утверждений, поиска поставщиков и составления бюджета.
• Приведите данные о встречах в соответствие с существующими системами учета поездок и расходов.
• Установите базовую отчетность, которая может меняться с течением времени.

Организации, которые объединяют встречи и поездки в рамках общей структуры, часто видят улучшение переговоров с поставщиками, более строгое соблюдение политики и более бесперебойный опыт участников. Важно, что менеджеры повышают доверие на уровне руководства, демонстрируя, что встречи — это не хаотичный центр затрат, а стратегический рычаг.

При хорошем управлении встречи представляют собой нечто большее, чем просто пункт. Они влияют на бронирование авиабилетов, отелей и наземного транспорта. Они влияют на отношения с клиентами, моральный дух сотрудников и организационную культуру.

При отсутствии управления они представляют собой одну из крупнейших неиспользованных областей для сдерживания затрат, снижения рисков и оптимизации опыта.

Поскольку компании продолжают ориентироваться на гибридную работу, глобальный рост и более жесткие нормативные рамки, встречи не могут оставаться второстепенными. Теперь существуют инструменты, данные и рамки, которые привносят дисциплину в это пространство, не подавляя гибкость или креативность.

Организации, которые примут этот сдвиг, не просто будут управлять совещаниями; они будут планировать их целенаправленно, управлять ими с точностью и четко оценивать их воздействие.

Это не просто хорошее управление программой. Это умный бизнес.

Эта статья была создана в сотрудничестве с редакционной коллегией менеджеров по путешествиям The Company Dime.