Ihre Verträge könnten Ihr Umsatzpotenzial einschränken und das Geschäftsrisiko erhöhen. So behalten Sie die Kontrolle.

Für wachsende Unternehmen, insbesondere solche mit langfristigen Dienstleistungsverträgen, sind standardisierte Kaufverträge mehr als nur Papierkram – sie sind ein strategisches Instrument zur Risikominimierung und Umsatzmaximierung. Dennoch leiden viele Unternehmen immer noch unter kostspieligen Inkonsistenzen, Missverständnissen zwischen Teams und nicht nachvollziehbaren Vertragsbedingungen, die zu Umsatzeinbußen und vermeidbaren Rechtsrisiken führen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Verträge auf Servietten gekritzelt wurden. Modernes Vertragsmanagement setzt auf formale Prozesse und Dokumentation.

Hier sind einige Erkenntnisse für einen proaktiven Ansatz zur Vertragsstandardisierung, beginnend mit der Überbrückung der Kluft zwischen den Vertriebs- und Rechtsteams.

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1. Verträge sind Instrumente des Risikomanagements und der Umsatzsteigerung

Verträge stellen im Kern Verpflichtungen dar. Das heißt, es geht dabei sowohl um Risikomanagement als auch um die Erzielung von Einnahmen.

Wenn Ihr Vertriebsteam zu viel verspricht – vielleicht mehr Leistungen anbietet, als es leisten kann, oder notwendige Schutzklauseln wie Freistellungsklauseln ignoriert –, kann dies Ihr Unternehmen rechtlich haftbar machen oder Ihren Ruf schädigen. Auf der Umsatzseite kann das Fehlen von Preisstaffelungen in Mehrjahresverträgen oder die unzureichende Nachverfolgung gestaffelter Preismodelle erhebliche Kosten verursachen.

Meiner Erfahrung nach ist ein Vertrag ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen und ohne Preissteigerungen ein rechtliches Minenfeld, das für eine ganze Organisation vom Vertrieb bis zur Rechtsabteilung mit Risiken verbunden ist.

Wichtigste Erkenntnis: Sie müssen wissen, was im Vertrag steht, und sicherstellen, dass die gesamte Organisation dies auch weiß.

2. Teamübergreifende Transparenz verhindert Fallstricke

Einer der größten Schwachpunkte vieler Unternehmen ist die mangelnde Kommunikation zwischen den Abteilungen . Das Vertriebsteam weiß zwar, dass ein Vertrag unterzeichnet wurde, doch die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung oder die Betriebsabteilung verstehen die vereinbarten Bedingungen möglicherweise nicht.

Ohne standardisierte Sprache und einen klaren Übergabeprozess besteht für Ihr Unternehmen folgendes Risiko:

• Verpasste automatische Preiserhöhungen

• Nichteinhaltung von Service-Level-Agreements

• Schlechte Kundenerfahrung aufgrund interner Fehlausrichtung

Best Practice: Machen Sie den Vertrag abteilungsübergreifend sichtbar und umsetzbar, nicht nur für Vertrieb und Recht, sondern auch für Finanzen, Kundenerfolg und Betrieb.

3. Technologie ermöglicht Contract Lifecycle Management (CLM)

Plattformen wie Salesforce können, integriert mit CLM-Tools, die Erstellung, Verhandlung , Genehmigung und Ausführung von Verträgen optimieren. Mit der richtigen Konfiguration:

• Vertriebsmitarbeiter können die aktuellsten, freigegebenen Vorlagen abrufen

• Alle Klauseländerungen oder Ausnahmen lösen automatische Benachrichtigungen an die Rechtsabteilung zur Überprüfung und Genehmigung aus

• Klauselbibliotheken stellen sicher, dass allgemeine Bestimmungen, wie etwa die Freistellung, standardisiert sind

• Die Rechtsabteilung muss nicht jeden Deal von Grund auf überprüfen

Dies verringert die Reibungsverluste für Vertriebsmitarbeiter, die unbedingt einen Deal abschließen möchten, und stellt gleichzeitig sicher, dass die rechtlichen Absicherungen für das gesamte Unternehmen gewahrt bleiben.

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Die Hauptaufgabe von Vertriebsmitarbeitern in einem Unternehmen besteht darin, Umsatz zu generieren und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Dies sollte jedoch nicht auf Kosten der Rechtsposition Ihres Unternehmens gehen. Indem Sie die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung fördern, können Sie die Vertragseinhaltung zu einem gemeinsamen Ziel machen.

Zu berücksichtigende Ideen:

• Verknüpfen Sie einen Teil der Provisionen mit der Vertragsgenauigkeit und der Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorgaben.

• Stellen Sie dem Vertriebsteam rechtlich anerkannte „Gesprächspunkte“ zur Verfügung, um auf Kundenfragen oder Verhandlungsversuche bei wichtigen Bestimmungen einzugehen. Bieten Sie Schulungen an, damit der Vertriebsmitarbeiter oder das Team die Gründe für wichtige Klauseln versteht (z. B. Haftungsfreistellung für alle Fälle außer grober Fahrlässigkeit).

• Stellen Sie sicher, dass das Rechtsteam erreichbar ist, um das Vertriebsteam rechtzeitig zu unterstützen.

Dadurch entsteht eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung statt der Zuweisung von Engpässen oder Schuldzuweisungen.

5. Geben Sie Ihrem Team die richtige Sprache

Rechtsabteilungen können den Vertrieb stärken, indem sie ihnen Skripte und Tools für schwierige Gespräche an die Hand geben. Wenn beispielsweise der Anwalt eines Mandanten eine Freistellungsklausel überarbeiten möchte, sollte der Vertrieb mit Folgendem vorbereitet sein:

• Eine klare Erklärung, warum die Klausel existiert

• Eine Zusammenfassung, welche Flexibilität, wenn überhaupt, erlaubt ist

• Hinweise zur Eskalation an die Rechtsabteilung

Idee: Fordern Sie Ihre Rechtsabteilung auf, standardisierte Nachrichten für Vertriebsmitarbeiter zu erstellen, damit diese die Position des Unternehmens selbstbewusst vertreten können, ohne ihre Kompetenzen zu überschreiten.

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Bei der Standardisierung von Verträgen geht es nicht nur darum, den Papierkram zu reduzieren, sondern auch um nachhaltiges Wachstum . Einheitliche, durchsetzbare und unternehmensweit transparente Verträge ermöglichen Ihnen, Risiken zu vermeiden, den vollen Umsatz zu erzielen und reibungslos zu skalieren.

Wenn Sie immer noch auf Ad-hoc-Vertragsbearbeitung und isolierte Kommunikation setzen, ist es an der Zeit, den Prozess zu überdenken. Die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Rechtsabteilung zahlt sich nicht nur durch Compliance aus, sondern auch durch mehr Sicherheit und Gewinn.